Schweizer QR-Rechnung für Reinigungsfirmen erstellen

Seit 2022 gibt es in der Schweiz keine roten oder orangen Einzahlungsscheine mehr — sie wurden vollständig durch die Schweizer QR-Rechnung abgelöst. Für Reinigungs- und Hauswartungsfirmen, die viele Rechnungen an Verwaltungen und Liegenschaftsbesitzer:innen stellen, lohnt es sich, das Format richtig zu nutzen — es spart beim Zahlungsabgleich viel manuelle Arbeit.

Was ist die Schweizer QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung löste die alten Einzahlungsscheine ab und besteht aus einem normierten Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Dieser codiert alle relevanten Zahlungsinformationen — Betrag, Empfänger, IBAN und Referenz — maschinenlesbar nach dem internationalen Nachrichtenstandard ISO 20022. Rechnungsempfänger:innen scannen den Code einfach mit der Banking-App, alle Felder werden automatisch korrekt ausgefüllt.

QR-IBAN mit QR-Referenz oder normale IBAN mit Mitteilung

Bei einer QR-Rechnung gibt es zwei zulässige Varianten:

• QR-IBAN + QR-Referenz (QRR): Eine spezielle, bei der Bank bezogene QR-IBAN wird mit einer strukturierten, eindeutigen Referenznummer kombiniert.
• normale IBAN + Mitteilung: Eine gewöhnliche Kontoverbindung wird mit einem freien Text als Zahlungszweck versehen, ohne strukturierte Referenz.

Automatischer Zahlungsabgleich

Der eigentliche Vorteil zeigt sich beim Zahlungseingang: Wird mit QR-IBAN und QR-Referenz fakturiert, liefert die Bank die Referenznummer im camt.053- Kontoauszug mit. Eine Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware kann so automatisch erkennen, welche Rechnung beglichen wurde — ohne dass jemand Zahlungen manuell den offenen Posten zuordnen muss. Bei einer normalen IBAN mit freier Mitteilung ist dieser automatische Abgleich nicht zuverlässig möglich.

Was das für Reinigungsfirmen bedeutet

• Rechnungen an Verwaltungen und Eigentümerschaften werden von der Empfängerseite ohne Medienbruch bezahlt — einfach scannen statt abtippen.
• Mit QR-IBAN und QRR lässt sich das Mahnwesen automatisieren: Die Software erkennt selbst, welche Rechnungen noch offen sind.
• Der QR-Zahlteil muss normgerecht erzeugt werden — eine spezialisierte Software übernimmt Prüfziffern, Layout und Referenzformat korrekt.